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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 27 de abril de 2023
A vantagem mais preciosa de qualquer organização é o conhecimento, a experiência e a capacidade de seus funcionários. Porém, não será possível fazer o melhor uso desse conhecimento se ele residir, apenas, na cabeça de cada um deles. Toda organização deve, portanto, desenvolver uma cultura de coleta, processamento e compartilhamento de conhecimento para obter uma vantagem competitiva.
Nesse artigo, vamos discutir a importância da capacitação e gestão do conhecimento como práticas essenciais para qualquer organização. Além disso, mostraremos como um ERP pode ajudar a implementar uma cultura de gestão do conhecimento, por meio da coleta de informações, análise e tomada de decisões baseadas em dados e fatos. Essas práticas têm o potencial de impulsionar significativamente o desempenho operacional de uma empresa.
- O que é Software ERP
- O que é gestão do conhecimento
- A importância da gestão do conhecimento
- Como o ERP complementa e auxilia cada etapa do processo de gestão do conhecimento
- Capacitação e treinamentos em ERP: criação do conhecimento
- Gestão do conhecimento e empoderamento do usuário
- Software ERP VIMAN e a gestão do conhecimento
Antes de abordarmos como um software ERP pode ajudar na gestão do conhecimento, é importante apresentar a sua definição. ERP é uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, uma tecnologia que integra as diferentes áreas de negócios, como finanças, vendas, estoque, produção e logística, dentre outras.
O ERP permite que a empresa tenha um controle total e integrado de suas operações, o que resulta em maior eficiência e agilidade nos processos, além de melhorias no planejamento estratégico. Um ERP ainda permite que as empresas automatizem as tarefas manuais e repetitivas, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
A gestão do conhecimento é o processo de identificação, criação, organização, armazenamento, compartilhamento, disseminação e aplicação do conhecimento dentro de uma organização. É uma prática que visa melhorar a eficiência e eficácia de uma organização, através do uso estratégico do conhecimento que possui. A gestão do conhecimento também pode ser definida como um conjunto de práticas e processos para gerenciar os ativos intangíveis de uma organização, como o conhecimento, a experiência e as habilidades de seus funcionários.
Trabalhar a gestão do conhecimento envolve várias atividades, incluindo a identificação das fontes de conhecimento, a criação de novos conhecimentos, a codificação e armazenamento desses conhecimentos em uma base de dados ou sistema de gestão de conteúdo, a disseminação do conhecimento para aqueles que precisam dele e a utilização do conhecimento para resolver problemas e tomar decisões.
As ferramentas e tecnologias que suportam a gestão do conhecimento incluem intranets, wikis, blogs, fóruns de discussão, softwares de gestão e de documentos, bases de conhecimento, sistemas de gerenciamento de aprendizado e ferramentas de análise de dados. A gestão do conhecimento também envolve a criação de uma cultura de compartilhamento de conhecimento e aprendizado contínuo, incentivando os funcionários a compartilhar seu conhecimento e experiência uns com os outros.
Os benefícios da gestão do conhecimento incluem a melhoria da qualidade do trabalho, a redução de erros e retrabalho, a aceleração da inovação e o desenvolvimento de novos produtos e serviços. Além disso, a gestão do conhecimento pode ajudar a reter o conhecimento dos funcionários que deixam a organização, tornando mais fácil para os funcionários restantes continuarem a fazer seu trabalho.
Um processo eficaz de gestão do conhecimento aproveita ao máximo os ativos intelectuais da empresa ao:
• Criar documentação adequada e proteger o conhecimento dentro de uma organização;
• Proporcionar facilidade de disponibilidade e acesso ao conhecimento a todos os colaboradores;
• Aprimorar as habilidades e a produtividade dos funcionários, treinando e atualizando os funcionários;
• Construir uma base sólida para a melhoria contínua em áreas como a adoção de novas ideias para melhoria do produto, redução do tempo de ciclo do processo, tomada de decisões baseadas em dados etc.;
• Alcançar uma melhoria significativa na comunicação e colaboração dentro da organização;
• Melhorar o relacionamento com o cliente, acompanhando seus requisitos, suas escolhas, preferências e muito mais.
Com a gestão do conhecimento, é possível evitar a perda de conhecimento causada pela rotatividade de funcionários, garantir a disponibilidade de informações importantes para a tomada de decisões e incentivar a inovação e o desenvolvimento de novas soluções.
O processo de Gestão do Conhecimento envolve seis etapas que devem ser seguidas cronologicamente para transformar dados em conhecimento com sucesso. Essas etapas são coleta de dados, organização de dados, resumo de informações, análise de informações, síntese de conhecimento e tomada de decisão.
Como se sabe, o software ERP integra todos os processos importantes de uma organização, automatiza funções, conecta com eficiência as verticais de negócios e fornece insights de dados em tempo real entre os departamentos.
Embora o ERP reúna informações em todas as funções, para fins de exemplos e explicações, consideramos a função de compras e a de estoque em todas as etapas da gestão do conhecimento.
1. Coleta de dados
Um ERP fornece modelos, formatos e layouts padrão para coletar dados em toda a organização em formato digital. Assim, um ERP cria uma espinha dorsal digital e fornece uma fonte única de dados precisos coletados de diferentes locais, departamentos, unidades e processos de uma organização de manufatura.
Por exemplo, o ERP registra todos os dados relacionados às compras da empresa, como a quantidade de materiais necessários, as especificações dos materiais, o prazo necessário, a solicitação de propostas, as cotações recebidas, a avaliação do fornecedor, a adjudicação do contrato, tudo registrado no ERP.
2. Organização de dados
Todos os dados coletados são então organizados logicamente de acordo com as funções específicas da empresa. Os usuários legítimos recebem acesso com base em suas funções e responsabilidades para aprimorar o departamento, bem como o desempenho de toda a empresa.
Por exemplo, todos os registros relacionados ao fornecedor, detalhes de contato, categorias de itens que eles fornecem, transações anteriores, suas classificações e seu desempenho são registrados em um só lugar. Da mesma forma, todas as informações relacionadas ao estoque, como detalhes de entrada de material, detalhes de consumo de material, disponibilidade de estoque, são organizadas em um só lugar.
3. Resumo das informações
Resumir informações envolve dar sentido aos dados e apresentá-los em formatos fáceis de entender, como gráficos, tabelas e muito mais. Por exemplo, o ERP fornece resumo de solicitações de compra pendentes, pedidos de compra, materiais recebidos, consumo de materiais e assim por diante.
4. Análise de informações
As informações coletadas durante um período são úteis para identificar padrões, tendências e áreas de melhoria. O ERP fornece vários relatórios relacionados a tendências e análises. Por exemplo, análise de envelhecimento de material, análise de itens rápidos, lentos e imóveis, análise de Pareto, relatórios de desempenho de fornecedores, análise de funil de vendas, análise de fluxo de fundos de fluxo de caixa.
5. Síntese de conhecimento
Uma vez que as informações são cuidadosamente analisadas, elas podem ser usadas efetivamente para definir benchmarks e KPIs em toda a organização. Isso ajudará a comparar o desempenho passado com o atual e focar na melhoria contínua do desempenho futuro.
6. Tomada de decisão
Quando todos os processos acima foram seguidos meticulosamente, é fácil extrair fatos, dados e tendências para tomar decisões informadas. Por exemplo, com base em dados de consumo passado e previsão futura, um gerente de compras pode classificar, planejar e tomar medidas acionáveis para otimizar o estoque.
A implementação de um software ERP não é uma tarefa simples. É necessário um planejamento cuidadoso, a seleção da solução mais adequada às necessidades da empresa e, principalmente, a capacitação dos colaboradores envolvidos.
Uma capacitação é fundamental para garantir que os usuários do sistema possam utilizá-lo de forma eficiente e eficaz. A falta de conhecimento ou habilidade na utilização do software pode levar a erros e retrabalho, além de prejudicar a tomada de decisões baseadas em informações precisas e confiáveis.
• Utilização correta do sistema: o ERP é uma ferramenta abrangente e, portanto, sua utilização requer conhecimento técnico específico. É fundamental que os usuários conheçam os recursos disponíveis e saibam como utilizá-los corretamente para obter os resultados esperados.
• Melhoria da eficiência: com uma boa capacitação e treinamento, os usuários do ERP podem se tornar mais eficientes em suas tarefas. Eles aprenderão a usar as funcionalidades de maneira mais rápida e eficiente, o que pode resultar em ganhos de produtividade para a empresa.
• Redução de erros: a utilização incorreta do ERP pode resultar em erros que podem prejudicar os processos da empresa. Com um treinamento adequado, os usuários aprenderão a evitar esses erros e a lidar com situações que possam surgir durante o uso da plataforma.
• Tomada de decisões mais assertivas: o ERP é capaz de fornecer informações valiosas para a tomada de decisões. Com uma capacitação adequada, os usuários aprenderão a acessar e interpretar essas informações de maneira eficiente, permitindo que a empresa tome decisões mais assertivas.
• Suporte técnico mais eficiente: quando os usuários do ERP estão devidamente capacitados, eles podem resolver problemas simples por conta própria, sem precisar acionar o suporte técnico da empresa.
A capacitação também é importante para a gestão do conhecimento na empresa. Ao oferecer treinamentos e capacitações, a empresa estimula o aprendizado contínuo dos colaboradores e cria uma cultura de compartilhamento de conhecimento. Isso contribui para a melhoria dos processos, a inovação e a competitividade da empresa.
O empoderamento do usuário é um conceito que se refere à capacidade de um indivíduo ter controle e influência sobre seu próprio ambiente, decisões e ações. Isso inclui a capacidade de tomar decisões informadas e ter acesso a recursos e ferramentas que permitem a tomada de decisões autônomas e eficazes.
No contexto do software ERP, o empoderamento do usuário se refere ao processo de capacitá-los e permitir que eles assumam um papel mais ativo e independente no uso do software. O objetivo do empoderamento do usuário é aumentar a eficiência, a produtividade e a satisfação do usuário, fornecendo-lhe as ferramentas e recursos necessários para realizar suas tarefas com eficiência, especialmente para usuários iniciantes.
• Identificação e criação de conhecimento: o ERP pode auxiliar na identificação de oportunidades de melhoria de processos e na criação de novos conhecimentos por meio de recursos de Business Intelligence (BI). O ERP pode coletar dados de diferentes áreas da empresa e gerar informações úteis para a tomada de decisão.
• Captura e armazenamento de conhecimento: o ERP pode armazenar informações sobre processos, clientes, fornecedores, produtos e serviços. Essas informações podem ser acessadas por diferentes áreas da empresa e facilitar a gestão do conhecimento.
• Compartilhamento de conhecimento: o ERP pode facilitar o compartilhamento de conhecimento por meio de recursos como intranet, fóruns, chat, e-mail e outros recursos de comunicação. Os usuários do ERP podem compartilhar informações e soluções para problemas, melhorando a eficiência da empresa.
• Uso do conhecimento: o ERP pode ajudar os usuários a utilizar o conhecimento para tomar decisões informadas. Os recursos de BI do ERP podem gerar relatórios e dashboards para ajudar os usuários a analisar dados e identificar tendências e oportunidades.
• Avaliação do conhecimento: o ERP pode auxiliar na avaliação do conhecimento gerado e utilizado pela empresa. Os recursos de BI do ERP podem gerar métricas de desempenho que podem ser usadas para avaliar a eficácia da GC.
Em um mundo cada vez mais competitivo, as empresas precisam adotar práticas eficientes de gestão para se manterem no mercado. Uma das principais ferramentas que auxiliam na gestão empresarial é o Software ERP. Além de gerenciar os recursos de uma organização, também pode ser um importante aliado na gestão do conhecimento.
Um software ERP pode trazer muitos benefícios para uma empresa, como uma maior eficiência, redução de custos e aumento da produtividade. No entanto, para maximizar esses benefícios, é importante que a equipe da empresa saiba como usar o software da forma mais eficaz possível, além de gerenciar toda a documentação relevante, armazenando o conhecimento em um local central para ser facilmente acessado a qualquer hora e em qualquer lugar.
Ao implementar essas estratégias de gestão do conhecimento, a empresa pode impulsionar o uso do software ERP e transformar todo o conhecimento gerado para a melhoria contínua dos funcionários e da organização.
• É importante investir em capacitações para a equipe da empresa para que eles possam entender como usar o software ERP de forma eficaz.
• Encoraje a equipe a compartilhar seus conhecimentos e experiências no uso do software ERP.
• Crie um acervo com a documentação do processo de uso do software ERP.
• Use o software ERP para coletar e analisar dados importantes sobre o desempenho da empresa. Isso pode ajudar a identificar áreas que precisam de melhorias e a tomar decisões informadas.
• Monitore o uso do software ERP para garantir que ele esteja sendo usado de forma consistente e eficaz. Faça atualizações regulares no software e na documentação para manter a equipe atualizada e garantir que o software esteja sendo usado da melhor forma possível.
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