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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 27 de outubro de 2022
Em todos os setores, a estrutura de Pessoas, Processos e Tecnologia (PPT) está fazendo rondas para melhorar a posição da organização em relação à concorrência de mercado. As empresas hoje precisam de um modelo sustentável para permanecerem relevantes e em condições de trabalho a longo prazo.
Tudo, da liderança à transformação digital, talento organizacional e práticas de gestão, precisa ser combinado para um desenvolvimento eficaz. O conceito de PPT, ou Triângulo Dourado, trabalha em coesão com as práticas existentes para prover resultados de negócios mais fortes e melhores.
- O conceito PPT
- O primeiro lado: as Pessoas
- O segundo lado: os Processos
- O terceiro lado: a Tecnologia
- A evolução da Estrutura PPT
- Transformação digital com a Estrutura PPT
- Criando mudanças, melhorando resultados
- Software ERP Viman e o triângulo dourado
Pessoas e processos, juntamente com a tecnologia, são os elementos-chave para a melhoria geral da organização. À medida que construímos os sistemas de negócios com foco nessas três áreas, podemos esperar melhores resultados em todos os departamentos e setores.
Este blog ajudará você a entender a importância dos Processos, Pessoas e da Tecnologia e como você pode aproveitar esta estrutura para impulsionar o desenvolvimento organizacional.
A estrutura PPT – Pessoas, Processos e Tecnologia – ou Triângulo Dourado, é um processo evolutivo. Ele é usado para redesenhar os modelos de negócios com o objetivo de construir forças de trabalho ágeis, flexíveis, adaptáveis e responsivas à dinâmica do setor.
As empresas, hoje, precisam de uma abordagem inclusiva para satisfazer os requisitos de seus clientes. Em um mundo onde 30% das empresas podem perder valor de mercado precioso devido ao mau atendimento ao cliente, é imperativo construir sistemas inovadores em torno de uma ótima experiência do cliente. Facilitar o bom atendimento ao cliente é uma parte importante do gerenciamento de todo o negócio. O uso de uma ferramenta de gerenciamento de processos de negócios ajudará qualquer pessoa a otimizar suas operações de negócios e aumentar a produtividade.
Para entender melhor o conceito de PPT, vamos analisar cada componente em detalhes e, em seguida, vamos juntá-los no final.
As pessoas que trabalham na organização são o aspecto mais importante do triângulo. Não podemos esperar que a organização funcione sem primeiro capacitar as pessoas. A diferença entre uma organização bem-sucedida e uma em dificuldades é a presença das pessoas certas, com a mentalidade certa e trabalhando juntas.
Ao implementar o primeiro lado da estrutura PPT, o objetivo é assegurar que as pessoas na organização tenham habilidades e conhecimentos suficientes para trabalhar e gerar os resultados pretendidos. Encontramos três elementos vitais que você deve praticar para construir as “Pessoas” em toda a estrutura:
Habilidades
Você precisa de colaboradores que possuam as habilidades e o talento certos para trabalhar em todos os setores. Com habilidades, certifique-se de incluir experiência e atitude, o que é igualmente importante para liderar uma colaboração produtiva.
Comunicação
Nada é mais importante do que a comunicação eficaz em uma organização, principalmente na hora de implementar as soluções de Tecnologia e Processo. Em outras palavras, você precisa que as pessoas sejam comunicadoras ávidas e não hesitem em expressar suas opiniões dentro da organização. Quando a comunicação é livre e sistematizada, as ideias fluem o que traz novas soluções e pensamento inovador.
Construindo relacionamentos
O sucesso em “Pessoas” é ainda mais motivado pelo impacto da construção de novos relacionamentos dentro e fora da organização. Mais importante, é essencial obter adesão e ganhar alguma tração, além de promover as soluções para uma melhor resposta ao cliente.
A verdade é que você deve se concentrar em colaboradores de alto desempenho. Estas são as pessoas valiosas para sua organização. Além disso, simplesmente automatizar suas operações de TI e outras tarefas dentro da organização pode melhorar drasticamente o desempenho do colaborador. Ajustes devem ser feitos de acordo com os requisitos de cada setor. Encontrar as pessoas certas no componente de processo da estrutura é fundamental.
Em paralelo, antes de implementar mudanças nos processos e tecnologias dentro da organização, você precisa de pessoas com experiência, qualificações e atitudes adequadas. Se você tem as pessoas certas trabalhando na organização, pode esperar que elas tomem as decisões certas por si mesmas, mantendo os interesses da organização em mente.
Os processos destacam a parte “como” do gerenciamento de um negócio. Ter os processos certos, alinhados com as pessoas certas, nos ajudam a saber o que deve ser feito para assegurar que os clientes recebam o valor necessário. Por definição, os processos são repetitivos. Eles sempre gerarão o mesmo resultado, independente de quem os execute.
O problema com os processos não é que eles não tenham a substância para fazer a diferença. Cada processo está perfeitamente bem em sua própria forma, mas o mesmo processo não gerará os resultados pretendidos se você os tornar obsoletos.
Isso significa que todo o nosso ecossistema não é estático. Portanto, se seus processos ainda estão associados a sistemas ou tecnologias legados, eles estão fadados ao fracasso porque todo o ecossistema não favorece a maneira como esses processos funcionam.
Um exemplo simples é a entrada de mercadorias compradas em sua empresa. Seu processo pode ser excessivamente manual por meio de controles paralelos e desconectados, onde cada setor – estoque, financeiro, contas a pagar e vendas – será obrigado a digitar todas as informações da nota fiscal do fornecedor.
O processo acima é imperfeito, sujeito a falhas e com um fluxo de trabalho improdutivo. Hoje, temos ferramentas automatizadas de gerenciamento de fluxo de trabalho que podem agilizar diferentes processos. Economizam uma enorme quantidade de tempo e esforço que pode ser dedicado a alguma outra atividade.
Assim, os processos também precisam mudar junto com o tempo, o ambiente e as necessidades. Ao implementar essas novas práticas, você precisa cuidar de algumas coisas:
• Assegurar que todos os colaboradores – pessoas no processo – estejam cientes de seu papel e atividades. Eles devem saber como e onde se encaixam no fluxo de trabalho.
• Em segundo lugar, as pessoas envolvidas na transformação do processo devem ter adquirido a formação adequada para trabalhar no mesmo.
• Configure um sistema de revisão (isso é importante para toda a estrutura de ferramentas de processo de pessoas) para conhecer o impacto das mudanças. Este sistema de revisão deve estar em vigor antes de iniciar o processo.
• Por fim, configure um sistema de medição para entender o impacto do novo processo.
Para cada novo processo que você configura na empresa, alguns processos obsoletos precisam desaparecer para que você possa economizar recursos e reduzir o desperdício.
A tecnologia fornece aos colaboradores as ferramentas necessárias para implementar o processo e auxilia na automação de algumas das etapas.
É por isso que a estrutura PPT é chamada de Triângulo Dourado. É fácil ser seduzido por brinquedos novos e brilhantes, mas eles devem atender aos requisitos da empresa. Investir em tecnologia sem considerar o impacto nas pessoas e nos processos equivale a comprar uma piscina sem saber nadar.
Portanto, antes de começar a investir dinheiro para obter a tecnologia mais recente para sua organização, considere os seguintes fatores:
Casos de uso de tecnologia
É importante que as pessoas entendam como as ferramentas e a tecnologia que estão usando afetarão seu trabalho e suas capacidades. Eventualmente, a tecnologia tornará as coisas mais fáceis, mas até esse estágio surgir, quais são os problemas que eles podem enfrentar e a melhor forma de resolvê-los.
Transferência de conhecimento
Pessoas com ferramentas são uma combinação produtiva. Funciona quando as pessoas que usam a tecnologia receberam o treinamento certo para maximizar o impacto de seus relacionamentos. Por exemplo, PESSOAS usam TECNOLOGIA para implementar novos PROCESSOS. Deve haver uma sincronia entre eles, e o fato de que as pessoas que usam as ferramentas estão cientes disso e têm as habilidades certas precisa ser considerado.
Simples e eficaz
A tecnologia não tem limites e se estendeu a uma extensão muito maior do que poderíamos imaginar. Então, em vez de escolher tecnologias mais sofisticadas, escolha aquelas que são alinhadas com o seu negócio, simples de usar e entender.
É aqui que você precisa trazer as pessoas que entendem a tecnologia e podem usá-la de forma eficaz, enquanto ensina outras a melhor utilizar a mesma sem desperdiçar recursos e tempo.
Você não pode fazer mudanças radicais na organização e esperar que as pessoas se ajustem. Em vez disso, a parte de ajuste deve vir primeiro, seguida pela parte de implementação.
O conceito de Ferramentas de Processo de Pessoas não é novo, existe desde a década de 1960. Harold Leavitt, psicólogo e especialista em mudança organizacional, apresentou o modelo para entender a conexão entre os fatores-chave em uma organização, objetivando construir uma estratégia de mudança integrada.
Ele escreveu um artigo intitulado “Mudança Organizacional Aplicada na Indústria”, no qual falava sobre o Modelo Diamante de Leavitt. Então, originalmente, este modelo tinha quatro componentes:
• Pessoas
• Tecnologia
• Estrutura
• Tarefas
Com o tempo, tarefas e estruturas foram combinadas para criar um “processo”, transformando o diamante em um triângulo. Tecnologia refere-se às ferramentas utilizadas pelas organizações, e o termo estrutura refere-se ao grupo de trabalhadores construindo uma equipe para garantir um objetivo comum. Então tivemos tarefas, que, como a palavra descreve, é sobre o trabalho que as pessoas fazem. A estrutura e seu entendimento mudaram, principalmente com o advento da internet.
A transformação digital, indiscutivelmente a principal palavra da moda nos últimos anos, precisa de um foco apurado. Embora as empresas adotem a transformação digital como uma maneira de navegar pela evolução que as tecnologias trouxeram para os negócios e impulsionar o crescimento, elas precisam planejar cuidadosamente sua jornada de transformação individual.
A implementação de mudanças na organização requer uma abordagem holística em vez de um conjunto individual de mudanças em silos. A estrutura de ferramentas de processo de pessoas especificamente deseja que você passe por uma transformação colaborativa que abrange pessoas, processos e tecnologia.
Vimos organizações trabalhando apenas em processos e tecnologias, ignorando as pessoas, o que é contraproducente e ineficiente. Então, para implementar as mudanças, aqui vão algumas dicas:
1. Envolva pessoas de fora
Há pessoas que vivem e respiram gestão empresarial e conhecem muito bem os meandros de todo o exercício. Você pode contratar essas pessoas para implementar as mudanças necessárias em sua organização, tendo em mente seus desafios, pontos fortes e força de trabalho exclusivos.
2. Avalie sua posição existente
Comece a implementar a estrutura PPT depois de entender suas necessidades primeiro. Em outras palavras, faça uma análise rápida do que está faltando em sua organização ou quais são os aspectos que estão atrapalhando seus esforços para ter sucesso.
• Você está enfrentando problemas de produção?
• Há algum problema em concluir as tarefas no prazo?
• Você tem pessoas eficientes suficientes que entendem as ferramentas e técnicas?
• Seus colaboradores são capazes de se comunicar de forma eficaz?
• Quais são as áreas onde você não conseguiu escalar?
• Você está criando mais valor dentro da estrutura atual?
3. Conheça a cultura da empresa
A cultura da sua empresa também é fundamental para a implementação bem-sucedida da estrutura do triângulo dourado. A cultura implica como as pessoas estão interagindo com os processos e sistemas existentes enquanto entendem como estão se comunicando. Sempre que necessário, dê o treinamento necessário para qualificação ou requalificação da força de trabalho.
Como a pessoa responsável por supervisionar a implementação da estrutura, é essencial que você entenda isso.
• PESSOAS: são as que vão trabalhar;
• PROCESSOS: ajudam a construir uma força de trabalho eficiente;
• TECNOLOGIA: está aqui para ajudar as PESSOAS a inovar e automatizar os processos.
Concentre-se em todos os três elementos. Você não pode esperar colher os benefícios da estrutura de ferramentas de processo de pessoas concentrando-se em uma e ignorando as outras. A maneira mais eficaz de implementar a estrutura PPT requer começar com Pessoas. Isso é seguido pela melhoria ou alteração dos processos e fortalecê-los com a tecnologia certa.
Quando consideramos as interações de pessoas, processos e tecnologia, como essas entidades criam mudanças, melhoram os resultados?
Quando as pessoas interagem com o processo, nós escalamos. Chega de reinventar a roda. Em vez disso, com o processo, aceleramos o crescimento. Uma pessoa, orientada a ótimos processos, pode ser tão impactante quanto dez pessoas em uma organização menos organizada a processos. Considere como as empresas de fast food padronizaram processos para franquear.
Quando os processos interagem com a tecnologia, nós automatizamos. As máquinas executam processos muito mais rápido do que qualquer ser humano, principalmente em sua capacidade de processar números.
Quando as pessoas interagem com a tecnologia, nós inovamos. Criamos novas maneiras de fazer coisas familiares no início, e depois abrimos nossas mentes para novas maneiras de fazer coisas novas. Considere a Web. Na primeira década da World Wide Web, os sites eram brochuras. Usamos a tecnologia para criar uma nova maneira de fazer algo familiar. Compare um site de 1994 ou 2004 com um site de hoje. Eles têm pouca semelhança um com o outro à medida que descobrimos novas maneiras de fazer coisas novas.
Quando gerenciamos com sucesso as interações de todos os três, nós crescemos. A interação da tecnologia com processos automatizados nos permite liberar nosso recurso mais escasso – as pessoas – para fazer mais inovação.
Se não formos rápidos o suficiente, devemos olhar para o que estamos falhando em automatizar bem – a interação de processo e tecnologia. Se não formos eficientes o suficiente, devemos olhar para o que estamos deixando de escalar – a interação de pessoas e processos. Se não estamos criando valor, é porque não estamos conseguindo inovar – não usamos escala e automação para liberar o tempo que precisamos para inovar.
Considere qualquer problema que você enfrente nos negócios, no marketing, no trabalho com essa estrutura para descobrir não apenas o que está errado, mas por onde começar a corrigi-lo. Pessoas, Processos e Tecnologia são três componentes centrais da construção de um ambiente de trabalho moderno, mais ágil e eficiente.
Se o triângulo dourado é o seu objetivo, então o Software ERP deve ser uma das ferramentas que você precisa para conseguir isso, para implementar recursos como gestão de fluxo de trabalho, padronização de processos, automatização das informações e construção de um ecossistema organizacional sob medida, que certamente ajudará a melhorar os resultados em todos os aspectos.
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