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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 29 de setembro de 2022
As empresas em crescimento enfrentam uma série de desafios, principalmente aqueles relacionados à gestão dos processos e tratamento dos dados. Diferentes problemas e oportunidades exigem soluções diferentes – o que funcionou há um ano pode agora não ser a melhor abordagem. Com demasiada frequência, os erros evitáveis transformam o que poderia ter sido um grande negócio em frustração.
Alcançar um crescimento consistente e sustentável provavelmente é um objetivo fundamental para o seu negócio. A expansão pode levar a todos os tipos de oportunidades interessantes para sua empresa e novas experiências para seus colaboradores. Mas é importante estar preparado para os obstáculos que podem surgir no caminho para o sucesso a longo prazo.
- O que é um Software ERP?
- História do ERP
- Como funciona o ERP
- O uso diário de uma solução ERP
- Principais benefícios do ERP
- ERP para pequenas empresas
- Papel do ERP na gestão da cadeia de suprimentos
- 5 sinais de que sua empresa precisa de um ERP
- Software ERP VIMAN e a gestão do seu negócio
Amplamente utilizado em organizações de todos os portes, o Software ERP é uma condição “sine qua non” para as pequenas empresas que estão experimentando esse momento de prosperidade e querem superar as pedras no caminho. Além disso, a complexidade da economia global e as demandas dos consumidores modernos tornaram essenciais a simplificação dos processos de negócios, o gerenciamento e a otimização de dados. Sem dúvida, o ERP é a base sólida desses recursos.
Um Software ERP – ou Software de Planejamento de Recursos – torna-se seu maior aliado na organização e agilização de todos os dados coletados pelos diversos departamentos. O objetivo é trazer ordem a um sistema desorganizado, tornando o fluxo de trabalho uma experiência suave para todos os colaboradores, dentro de um processo simplificado e prático.
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning. Em resumo, a definição de ERP é um software que unifica e integra vários ramos de uma organização e ajuda a automatizar as suas operações. É projetado para substituir as ferramentas frequentemente desatualizadas e desconectadas que uma empresa usa para gerenciar suas operações.
Surgiu para dar suporte à maior transparência, compatibilidade de dados, colaboração, automação, previsão e tomada de decisões, com o objetivo de criar vantagem competitiva para o negócio. É essencial no mundo em que vivemos hoje, onde muitos dados são gerados e coletados diariamente. No entanto, entender esses dados e produzir informações úteis a partir deles pode ser um pouco trabalhoso. Frisa-se aqui “velocidade” – time is money.
O Software ERP compila todas as informações em formatos sistemáticos e as armazenam em um banco de dados centralizado. A gerência pode dar uma olhada em todos esses dados instantaneamente e até mesmo tomar decisões aplicando muitas operações analíticas.
Os dados, bem como os relatórios, podem ser acessados por todos os departamentos, como compras, finanças, contabilidade, produção, vendas e cadeia de suprimentos, no nível apropriado para cada função, e são naturalmente visíveis também para a alta administração. É uma solução inteligente e escalável para os problemas de conectividade, coordenação e integração de muitas empresas. Não há necessidade de desenterrar manualmente os dados e extrair informações deles - o software faz isso por você.
O conceito de ERP pode ter apenas algumas décadas, mas a ideia por trás dele se originou na década de 1960, com a invenção do MRP – ou planejamento de requisitos de materiais. Com a ajuda do MRP, as empresas alimentavam os detalhes da lista de materiais de um determinado produto em um computador e usavam as informações para enviar pedidos de compra de matérias-primas.
À medida que mais e mais empresas começaram a adotar essa tecnologia, o MRP evoluiu para MRP II – ou planejamento de recursos de fabricação, por volta da década de 1980. O MRP II foi o precursor do ERP que usamos hoje, pois visava usar a tecnologia da computação para conectar vários ramos de uma organização entre si e formar um empreendimento comercial. Eventualmente, foi na década de 1990 que o mundo ouviu pela primeira vez sobre o termo ERP e, desde então, o conceito passou por grandes revoluções.
1960 [ Origem do MRP ]
1980 [ Evolução para MRP II ]
1990 [ Conceito de ERP ]
O funcionamento de um ERP é bastante simplista em teoria. É um software que unifica uma empresa, armazenando todos os seus dados em um só lugar. Todos os departamentos alimentam os dados no Software ERP em formatos pré-determinados, eliminando completamente a duplicação de trabalho e erros.
Esse banco de dados centralizado fornece o que é conhecido em TI como uma "fonte única de verdade", garantindo que cada módulo tenha informações precisas e atualizadas. Se a liderança quiser verificar as vendas diárias realizadas pelo departamento comercial, pode fazê-lo com apenas alguns cliques. Se a área de finanças quiser acompanhar o fluxo de caixa, o ERP ajuda a gerar relatórios para cada um dos períodos desejados. Os colaboradores podem acessá-los total ou parcialmente.
Vamos visualizar um exemplo prático de como esses módulos conectados compartilham informações para ajudar um usuário de ERP a concluir um conjunto de tarefas: o processo de inserir pedidos de clientes, entregar produtos e, em seguida, receber e registrar o pagamento.
• O usuário do ERP insere informações sobre o cliente, como informações de contato, e cria um pedido de venda no módulo de gerenciamento de pedidos;
• Em seguida, verifica-se a disponibilidade do produto no módulo de gerenciamento de estoque (ou parte do gerenciamento de pedidos com acesso aos dados de estoque) e retorna ao gerenciamento de pedidos para organizar o envio;
• Após a confirmação do pedido, é criada uma entrada na área de contas a receber. Lá é gerada uma fatura e enviada para o cliente;
• Quando o pagamento é realizado, a receita é registrada e conciliada automaticamente com a conta bancária da empresa e a área de finanças.
Se o fluxo de trabalho for automatizado em sua maioria, grande parte dessa entrada manual de dados é realizada pelo Software ERP, e alguns campos de dados já estarão preenchidos com informações de outros módulos. Nos bastidores, os módulos ERP estão trocando mensagens entre si ou alterando registros no banco de dados para garantir que os dados sejam precisos. Por exemplo, quando o usuário solicita o envio de um pedido, os dados acessados pelo módulo de gerenciamento de estoque devem ser alterados para refletir a redução do estoque disponível.
Geralmente, os Softwares ERP são implementados quando o crescimento de uma organização começa a exceder a capacidade de sua equipe gerencial de coordenar e executar tarefas do dia a dia. O uso de todos os módulos do ERP de forma coletiva pode ser resumido na lista abaixo:
• Coleta de informações de vários pontos de contato por meio de entrada automatizada de dados;
• Automatiza fluxos de trabalho para delegar responsabilidades pela execução de vários processos de maneira coordenada;
• Monitoramento em tempo real de vários processos;
• Geração de relatórios de progresso e sugestão de estratégias de planejamento de contingência em caso de desvios;
• Avaliação da perda de eficiência em cada fase e na construção de uma estrutura eficaz para minimizá-los;
• Implementação de governança, gestão de riscos e conformidade, por meio de diretrizes para as diversas tarefas do modelo operacional.
Na ausência de um ERP, torna-se extremamente difícil coordenar as funções dos diferentes departamentos e a eficiência geral começa a cair abaixo de níveis insustentáveis. Isso se deve ao fato de que relatar o trabalho e verificá-lo manualmente em grande escala consome muito tempo, além de deixar bastante espaço para erros humanos.
O problema aumenta quando uma empresa opera em vários locais e, por fim, leva a uma situação em que há pouca ou nenhuma visibilidade de como as operações estão sendo realizadas. Isso pode causar enormes danos potenciais à empresa, tanto financeiros quanto estratégicos, que podem, em última análise, causar ameaças existenciais.
Uma solução de ERP é usada para unificar a coordenação de todos os processos, automatizar o gerenciamento de fluxo de trabalho, agilizar o fluxo de dados dentro da organização por meio de acesso fechado e reduzir os relatórios de trabalho a níveis mínimos. Ele oferece aos usuários uma visão abrangente das operações e garante que todas as partes interessadas da organização trabalhem em estreita coordenação entre si para atingir metas e objetivos comuns em tempo hábil.
O foco principal de um sistema ERP é compartilhar informações em todas as áreas de uma empresa para que elas estejam disponíveis em tempo real, além da captura de dados apenas uma vez. Isso fornece informações precisas e atualizadas para os tomadores de decisão no negócio e capacita os a trabalhar com mais eficiência.
Auxilia no aumento da eficiência e produtividade.
Uma das vantagens importantes do Software ERP está em aumentar a eficiência e a produtividade do seu negócio. Com ele, você poderá erradicar tarefas e processos repetitivos. Além disso, reduz a necessidade de tarefas manuais. O Software ERP pode agilizar os processos de negócios e tornar todo o trabalho de coleta de dados eficiente e mais gerenciável para todos os departamentos. Isso ajudará você a economizar tempo e se concentrar em outras operações e processos de negócios, onde quer que seja o escopo do aprimoramento.
Oferece informações e dados em tempo real.
Ter informações atualizadas sobre o seu negócio instantaneamente é a necessidade da hora. Toda empresa precisa de um sistema que ajude no fluxo simplificado de dados de negócios e fácil acesso às informações para todos os departamentos da organização. Com o ERP, você terá informações em tempo real para ajudá-lo a tomar melhores decisões para o seu negócio. Também garantirá que todas as informações e dados que você recebe estejam atualizados e diretos ao ponto. O uso do ERP nos negócios ajuda a obter dados em tempo real que mantêm sua empresa na linha de frente no mercado competitivo.
Visibilidade total
Ponto significativo de qualquer negócio, o ERP fornece total visibilidade e acessibilidade aos processos. Cada pessoa pode acessar todos os dados do departamento sem muito esforço. Você pode entendê-lo mais facilmente tomando este exemplo: monitore regularmente os níveis de estoque que cobrem as remessas futuras que ainda não foram recebidas e os estoques em trânsito. Conhecendo essas informações, você poderá controlar com precisão o capital de giro geral.
Previsão adequada
O Software ERP e seus benefícios estão ajudando as empresas a se esforçarem e manterem seu lugar firme no mundo competitivo gigante, fornecendo aos usuários e gerentes ferramentas e recursos necessários para a criação de previsões adequadas. Quando as empresas recebem informações corretas dentro do ERP, elas fazem estimativas mais realistas e previsões efetivas.
Informações unificadas
Você já pensou, por que usamos ERP? A resposta é simples: é um software que funciona como um hub central para as informações essenciais necessárias para o seu negócio e departamentos para gerenciar as operações diárias. O Software ERP ajuda a manter todas as informações em um único local, evitando todos os problemas com dados espalhados em diversos bancos de dados.
Tempo de retorno rápido
O outro nome do planejamento de recursos empresariais é eficiência e produtividade. Ter um Software ERP integrado ao seu processo de fluxo de trabalho de negócios torna muito mais fácil ter insights em tempo real sobre todos os aspectos do seu negócio. Conhecendo todas as informações do negócio, você pode optar por tomar a decisão certa e necessária com base em métricas estatísticas. Tudo isso ajudará a aumentar a eficiência e o tempo de resposta mais rápido, importante para manter a vantagem competitiva
Economia de custos
Todo empresário fica de olho em sua área financeira e tenta evitar cometer qualquer erro que vai custar caro e destruir o negócio. Você tem que ser muito esperto com seus gastos e deve saber cada detalhe dele. O papel do ERP na economia de custos é enorme, pois ele o guiará a gastar de maneira inteligente e economizar seu dinheiro. Tendo a fonte correta de informações em um cenário em tempo real, o Software ERP ajuda a diminuir os custos administrativos e operacionais. Dessa forma, você pode investir o dinheiro em outras áreas muito necessárias do seu negócio. Portanto, podemos dizer que a economia de custos é um dos principais benefícios do ERP.
Atendimento ao cliente aprimorado
A função do ERP é ser essencial para se manter competitivo, ajudando na retenção de clientes e lucros. O ERP resulta em melhor comunicação com seus clientes e aprimoramento de relacionamentos, com acesso mais rápido e preciso a todas as informações e histórico.
Dados confiáveis
Além de atualizar os dados em tempo real, o Software ERP ajuda a melhorar a consistência e a precisão dos dados. De posse de todas essas informações, os usuários podem ter total garantia sobre os dados e análises, como se são seguros de usar ou não, evitando todo o risco de erros. O Software ERP ainda possui recursos de segurança aprimorados que erradicam totalmente todo o risco de colocar as informações comerciais nas mãos erradas.
Embora o ERP tenha começado como uma ferramenta adotada principalmente por grandes empresas, ele evoluiu lentamente para um software de negócios extremamente flexível e escalável para empresas de todos os tamanhos e formas.
Hoje, pequenas e médias empresas em todo o mundo continuam a implementar o ERP em toda a organização e obtêm enormes recompensas. O ERP ajuda as pequenas empresas a fazer a transição para operações muito mais eficientes, enxutas e lucrativas. Os pontos abaixo descrevem algumas das maneiras pelas quais um ERP pode melhorar a produtividade:
Controle Financeiro
As finanças estão no centro de todos os negócios e é imperativo que o departamento financeiro esteja operando com eficiência. O Software ERP oferece visibilidade abrangente sobre o desempenho do departamento financeiro, permitindo que a gerência visualize as contas com a integração total das análises de negócios prontamente disponíveis, eliminando a necessidade de reuniões e feedbacks adicionais. A implementação de um sistema ERP pode melhorar:
• Demonstrações financeiras e relatórios;
• Fluxo de caixa;
• Gestão de ativos.
Planejamento Estratégico
O Software ERP permite acesso rápido e fácil às informações que os gerentes precisam para tomar decisões de negócios bem-informadas, sem ter que esperar pelo feedback dos departamentos relevantes.
Fluxo de Trabalho
O fluxo de trabalho é centralizado em um ponto para evitar a sobreposição de responsabilidades e confusão da equipe. Não há necessidade de os colaboradores perderem tempo procurando informações em outras áreas, com tudo consolidado pelo ERP.
Solução Holística Eficaz
Quando o Software ERP é implementado em uma empresa, ele transforma os aspectos financeiros, operacionais e de recursos humanos de uma organização, melhorando a maneira como os dados são compartilhados, reduzindo custos internos, aumentando a eficiência e otimizando os processos. O ERP se encaixa em qualquer setor, seja varejo, corporativo, industrial e até mesmo pequenas empresas, auxiliando nas operações do dia a dia e nas necessidades do setor em constante mudança.
Preenche as Lacunas de Informação
O Software ERP preenche as lacunas de informações entre os diferentes departamentos de uma empresa, permitindo que os gerentes tenham uma visão mais clara das finanças e dos problemas críticos de uma empresa. Com fácil acesso a todos os processos e dados da empresa, os gerentes podem tomar decisões rápidas e informadas para melhorar a produtividade do negócio. O ERP ainda elimina a perda de tempo e, em última análise, a perda financeira, com sua capacidade de fornecer as informações necessárias para todos os departamentos, em um destino centralizado. Alguns dos principais problemas de negócios que são suportados por um sistema ERP incluem:
• Atendimento ao cliente eficiente e profissional;
• Gestão de caixa precisa;
• Controle de qualidade para todos os aspectos do negócio;
• Entrega no prazo e confiável;
• Captura de inventário sem erros;
• Falta de produtividade e perda de tempo.
O gerenciamento da cadeia de suprimentos é uma das principais áreas operacionais de uma empresa. Ao implementar um ERP na gestão da sua cadeia de abastecimento, as empresas podem aumentar a sua produtividade, melhorar a qualidade dos seus produtos e reduzir substancialmente os seus custos.
Essa área lida com atividades como aquisição de matérias-primas, garantia de que a produção ocorra de forma consistente de acordo com os requisitos, manutenção do maquinário etc. Todas essas atividades exigem muitos recursos e são críticas para o sucesso da organização.
Aqui estão algumas das vantagens de integrar o ERP com a gestão da cadeia de suprimentos da sua organização:
• Automatiza suas tarefas redundantes;
• Reduz o erro humano;
• Permite que você manipule seus recursos de forma inteligente;
• Ajuda a reduzir o desperdício;
• Reduz os custos de produção e operação;
• Permite que você produza produtos de alta qualidade;
• Ajuda você a gerenciar os dados com eficiência;
• Impulsiona sua marca, melhorando a experiência do cliente;
• Remove os silos entre vários departamentos e integra verdadeiramente toda a organização;
• Torna suas operações muito mais flexíveis e escaláveis;
• Permite que você tome decisões oportunas e precisas, executando uma análise de seus dados e criando relatórios regulares.
Há muitos sinais de que sua empresa está pronta para uma gestão por meio do ERP. Talvez você tenha uma estratégia de crescimento que se concentre em erradicar as ineficiências do seu negócio. Ou talvez você esteja apenas sentindo o aperto dos seguintes pontos de dor:
1. Processos manuais
Sua equipe está presa a processos manuais mundanos. Se você pudesse automatizar essas tarefas, desbloquearia o verdadeiro potencial de seu pessoal.
2. Discrepâncias de dados
Seus dados estão isolados em equipes diferentes e difíceis de rastrear. E de onde vêm essas inconsistências? Mais entrada de dados significa mais risco de erro humano. Vai dar muito trabalho para reconciliar.
3. Controles desconectados
Se o seu software financeiro pudesse conversar com sua planilha de estoque ou com seu software de compras, você economizaria muito tempo. E como seus outros recursos, o tempo não é algo que você pode desperdiçar.
4. Tomada de decisão reativa
Você quer planejar com antecedência, mas não tem as informações de que precisa. Você adoraria um alerta sobre quaisquer riscos relacionados a recursos no horizonte, além de melhores dados para previsão.
5. Recursos antigos
Você tem colaboradores girando os polegares ou máquinas paradas. Recursos subutilizados custam dinheiro, mas não o fazem. Você precisa melhorar sua utilização de recursos para maximizar a lucratividade.
Não importa o tamanho do seu negócio ou o segmento de atuação, implementar o ERP é crucial, pois ajudará sua empresa a agilizar diversos processos. Ele também atuará como uma fonte individual de verdade, que permitirá o melhor relatório, a melhor tomada de decisão e colaboração aprimorada entre todas as áreas do negócio.
A implementação do ERP garantirá que você atinja seus objetivos de negócios, reduza o risco de atrasos e custos excessivos, além de permitir que todos os colaboradores utilizem o sistema com eficiência. Além disso, seguindo as melhores práticas de conversão de dados do ERP, não há medo de perder nenhuma meta, prazo e orçamento.
Ele fornece insights sobre oportunidades de melhoria e é - por si só - uma plataforma para melhorar os processos por meio da automação. Juntos, esses componentes simbióticos do software de planejamento de recursos empresariais oferecem uma vantagem competitiva significativa.
• Aumenta a eficiência automatizando a coleta de dados;
• Permite o crescimento gerenciando processos de negócios cada vez mais complexos;
• Ajuda a reduzir o risco ao permitir uma melhor conformidade;
• Promove a colaboração por meio do compartilhamento de dados e informações integradas;
• Melhora o atendimento ao cliente;
• Melhora o gerenciamento da cadeia de suprimentos;
• Economiza dinheiro agilizando processos;
• Permite maior visibilidade, geralmente em tempo real, de partes do negócio, como estoque, que são críticas para atender às necessidades do cliente;
• Permite melhores relatórios e planejamento devido a melhores dados.
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