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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 21 de setembro de 2021
Assim como os indivíduos, as empresas e organizações precisam adquirir produtos e serviços regularmente para atender às suas necessidades. Em um nível muito básico, a área de compras envolve o equilíbrio de qualidade, quantidade e preço, de uma forma que garanta o atendimento das necessidades do negócio de forma eficaz e dentro do orçamento estabelecido.
A maneira como um plano de compras é desenvolvida pode ter uma grande influência não apenas sobre as despesas, mas também sobre o desempenho competitivo geral, a lucratividade e a eficiência da empresa. Além do mais, se o processamento de pedidos de compra for manual também pode prejudicar significativamente todo o fluxo, causando mais danos do que benefícios. Seria justo dizer que depender de processos manuais de pedido de compra com planilhas e e-mails é semelhante a usar contas bancárias sem acesso a caixas eletrônicos.
- A Dinâmica do Departamento de Compras
- Entendendo o Processo de Compra
- Objetivos do Processo de Compra
- Fluxo Organizado do Processo de Compra
- O Problema com Processos Manuais de Pedido de Compra
- Automação do Fluxo de Trabalho e o Processo de Pedido de Compra
- Extraindo o Máximo por meio de Relatórios de Sugestão de Compra
- Software ERP VIMAN e a Gestão do Processo de Compra
Para fugir dessas armadilhas, é fundamental ter uma compreensão clara das diferentes etapas do processo de compra e das práticas recomendadas, que irão te ajudar a reduzir o desperdício, proteger sua empresa de riscos e despesas desnecessárias, e que sejam capazes de maximizar a eficiência, os lucros e o valor recuperado para cada real investido.
Antes de examinarmos em profundidade as etapas e procedimentos do processo de compra, vamos entender o que isso realmente significa, certificando-se de ter o quadro de referência correto quando discutirmos as etapas.
O departamento de compras de uma empresa tem várias responsabilidades importantes. Ter uma equipe qualificada para cumprir essas responsabilidades é fundamental para o sucesso do negócio. A seguir estão algumas das principais responsabilidades do departamento de compras de uma empresa:
• Coordenar as necessidades de compras com os departamentos de usuários;
• Pesquisar e conduzir estudos de mercado para compras;
• Identificar fornecedores;
• Analisar propostas;
• Selecionar fornecedores;
• Emitir as ordens de compra;
• Reunir-se com representantes comerciais;
• Negociar preço, termos e condições;
• Gerenciar contratos;
• Identificar e eliminar problemas relacionados às compras;
• Manter registros completos de compras.
Muitas vezes relacionado com o termo processo de aquisição, o processo de compra em si é mais confinado à obtenção de bens e serviços, enquanto aquisição se refere à estrutura geral estabelecida para otimizar essa “aquisição” para o máximo valor, economia e eficiência.
Basicamente, é tão simples quanto conduzir uma transação. Da mesma forma que um consumidor pode pesquisar e comprar o melhor eletrodoméstico para sua casa, sua equipe de compras usa o processo de compra para requisitar bens e serviços por meio de sua cadeia de suprimentos.
O primeiro passo é a formação de uma equipe de compras dedicada. Já o processo inicia-se com a identificação da necessidade de algo a ser comprado, incluindo a decisão sobre o produto/serviço, o planejamento da quantidade e a especificação dos requisitos de qualidade, orçamento, seleção de fornecedores, logística e avaliação de desempenho, para então, finalmente, implementar o acordo real. Para que tudo isso flua bem, um processo de compra organizado e informatizado precisa ser implementado de forma eficiente. Já estamos quase lá, continue lendo.
Os principais objetivos de um processo formal de compra é evitar o desperdício, gastos desnecessários e possíveis armadilhas financeiras que acompanham hábitos de compra não documentados e não otimizados. Mas, como toda aquisição que está no centro do processo de criação de valor para sua empresa, formalizar e otimizar seu processo de compra também é importante para:
• Criação de um processo de compra eficiente e eficaz tanto para gastos diretos, como matérias-primas, por exemplo, quanto para gastos indiretos, como suprimentos de escritório, serviços de TI, manutenção etc.;
• Gestão de relacionamento com fornecedores de sucesso;
• Gerenciamento estratégico da cadeia de suprimentos, para economia de custos e geração de valor;
• Racionalizar o ciclo de compras e todos os seus subprocessos;
• Fornecer uma trilha de auditoria sólida para revisão interna e externa;
• Estabelecer um modelo de gestão de processos que pode ser aplicado em toda a organização.
Quer você seja uma pequena empresa ou uma corporação multinacional, ter um processo de compra formalizado é essencial para competir no mercado moderno.
Tradicionalmente, o processo de compra é um ciclo, com cada etapa exigindo a troca de informações e requer aprovações para avançar. Cada empresa terá seus próprios toques exclusivos a serem adicionados, mas, de modo geral, o processo de compra segue um padrão de eventos bem estabelecido:
1. Análise de Necessidades
2. Requisição de Compra para Ordem de Compra
3. Revisão e Aprovação do Pedido de Compra
4. Solicitações de Proposta
5. Seleção do Fornecedor e Formalização
6. Recebimento e Auditoria da Entrega
7. Comparação dos Documentos do Processo
8. Aprovação e Pagamento da Fatura
9. Atualização de Manutenção dos Registros
1. Análise de Necessidades
Nesta fase, a empresa reconhece e documenta a necessidade de bens ou serviços para resolver um problema específico. A equipe responsável descreve a necessidade a ser atendida e trabalha com outras pessoas para determinar a melhor maneira de fazê-lo.
2. Requisição de Compra para Ordem de Compra
A parte de “compra” deste processo começa com uma requisição de compra enviada ao departamento de compras ou gerente de compras pelo indivíduo, equipe ou departamento que solicita as mercadorias ou serviços. A requisição de compra contém detalhes completos sobre os itens ou serviços a serem obtidos.
As solicitações de compra abaixo dos limites de orçamento estabelecidos podem ser atualizadas automaticamente para e enviadas ao fornecedor preferencial para aquele item ou serviço. Compras mais caras, ou compras inesperadas que não estão no orçamento, serão encaminhadas aos indivíduos apropriados para revisão e aprovação.
As requisições de compra rejeitadas são devolvidas à parte emissora para revisão e correção ou esclarecimento conforme necessário.
3. Revisão e Aprovação do Pedido de Compra
Os pedidos de compra aprovados são enviados à contabilidade para verificar se existem fundos no orçamento apropriado para cobrir os bens e serviços solicitados.
4. Solicitações de Proposta
Os pedidos de compra que recebem aprovação de orçamento são devolvidos ao departamento de compras e, conforme necessário, usados para criar solicitações de proposta, também conhecidas como solicitações de cotação. Elas são enviadas aos fornecedores para solicitar lances para atender o pedido de bens ou serviços.
Os fornecedores em potencial retornam suas propostas que são cuidadosamente revisadas com base em seu histórico de desempenho, registros de conformidade e características importantes, como prazos médios de entrega, reputação e preço.
5. Seleção do Fornecedor e Formalização
O fornecedor com a proposta vencedora recebe o pedido de compra, com os termos e condições ideais legalmente vinculativo entre comprador e vendedor.
6. Recebimento e Auditoria da Entrega
O fornecedor entrega os bens ou serviços dentro do prazo acordado. Depois de recebidos (no caso de bens) ou executados (no caso de serviços), o comprador analisa cuidadosamente os bens e serviços para garantir que receberam o que foi prometido e notifica o fornecedor sobre quaisquer problemas.
7. Comparação dos Documentos do Processo
Base do gerenciamento de despesas, é realizada a comparação dos documentos de remessa/guias de remessa com o pedido de compra original e a fatura emitida pelo fornecedor. Essa comparação é usada para garantir que todas as informações relacionadas à transação sejam precisas. As discrepâncias devem ser retificadas o mais rápido possível para evitar cobranças adicionais, atrasos na produção e no pagamento ou danos aos relacionamentos com fornecedores.
8. Aprovação e Pagamento da Fatura
Pedidos correspondidos com sucesso são aprovados para pagamento. Quaisquer modificações ou encargos adicionais podem exigir outra camada de aprovações antes que o pagamento possa ser emitido. Depois de aprovado, o pagamento é emitido para o fornecedor.
9. Atualização de Manutenção dos Registros
Os pedidos concluídos são registrados nos livros da empresa, e todos os documentos relacionados à transação são armazenados de forma segura em um local centralizado.
Pedidos de compra manuais podem ser bastante caros, ineficazes e demorados. Além disso, os processos manuais exigem muitos documentos para processar um pedido, o que pode ser um grande inconveniente. Obter, armazenar e, finalmente, enviar pedidos de compra manuais após passar pelo tedioso ciclo de aprovação não vale o esforço, especialmente considerando que sempre há uma chance de que os itens sejam danificados ou perdidos. Veja por que os pedidos de compra manuais não valem a pena:
• Aumento significativo das despesas organizacionais;
• Propensão a imprecisão e erros;
• Envolvimento de pessoas em loops e muitas trocas de e-mails;
• Problemas de conformidade e gargalos;
• Dependência de muita intervenção humana;
• Atraso no ciclo de processamento do pedido de compra.
Pedidos e requisições de compra são uma parte essencial do processo de “aquisição” e ignorá-los simplesmente não é possível. Cada organização, não importa quão grande ou pequena, pode se beneficiar de uma solução de automação de fluxo de trabalho para seus processos de pedido de compra. Aqui está uma lista de benefícios que você pode obter optando por um sistema de pedido de compra informatizado:
Eficiência operacional: um sistema de pedido de compra otimizado pode economizar tempo, dinheiro e maximizar o fluxo de caixa. O acesso fácil e rápido a um pedido de compra, a capacidade de fazer cumprir orçamentos e garantir a responsabilidade em toda a sua empresa é a chave para um melhor processo de compra e, por sua vez, economia.
Redução de fraude: a fraude é um grande desafio para qualquer empresa, que podem ser elevados na ausência de um processo de compra organizado. No entanto, se uma empresa investe na construção de um processo de compra organizado, é garantida uma trilha de auditoria para cada transação - que pode ser usada para identificar exatamente quem está tentando fraudar a empresa e impedir que outros se envolvam em comportamento fraudulento.
Acesso fácil a informações essenciais: além de leva a uma maior eficiência e responsabilidade, também permite que a empresa tenha maior visibilidade nas áreas de melhoria. Por exemplo, uma empresa que tem acesso a registros de compra durante um período de tempo será capaz de registrar tendências de compra, comportamento do fornecedor e usar essas informações para planejar e negociar orçamentos para pedidos futuros.
Melhor controle orçamentário: este é mais um desafio para as empresas. Antes de fazer uma compra, é vital saber se há fundos suficientes para pagar por ela. Um processo de compra organizado melhora o planejamento e a gestão financeira, o que leva a melhores preços e, é claro, melhor controle sobre o fluxo de caixa.
Para se tornar uma empresa de sucesso, independentemente da especialização do setor, é essencial que os dados certos sejam apresentados às pessoas certas no momento certo. A falta de informações em tempo real pode significar que processos e procedimentos de negócios ineficazes podem ocorrer, as margens são reduzidas e a disponibilidade de estoque passa despercebida.
Por meio de Relatórios de Sugestão de Compra é possível consultar e analisar o histórico da demanda dos produtos da sua empresa, em um determinado período, incluindo ainda nessa análise a verificação da quantidade disponível em estoque. Dessa forma, você terá as informações necessárias para comprar os produtos certos e na quantidade certa.
É uma ótima maneira de tornar o processo de pedido de compra mais ágil, garantindo que você não tenha que passar por vários obstáculos durante este procedimento. Em vez disso, cada etapa do processo será incrivelmente rápida e precisa, algo que toda empresa deseja para o sucesso a longo prazo.
Acompanhar as solicitações de compra, gerenciar os níveis de estoque e tentar negociar com os fornecedores pode fazer até mesmo o melhor gerente de compras se sentir como se vivesse em um estado de caos constante. Fluxos de trabalho manuais e manutenção de registros em papel não são mais suficientes para empresas que desejam o melhor retorno sobre seu investimento em compras ou uma cadeia de suprimentos saudável e estratégica.
Os desafios que vêm com tal abordagem serão familiares para qualquer pessoa que já experimentou uma paralisação da produção devido ao atraso de matérias-primas críticas, ou descobriu um pagamento duplo para uma compra importante, ou simplesmente teve que perseguir o número do pedido de compra para um determinado item para combiná-lo com sucesso com os documentos de envio e fatura.
O Software ERP VIMAN organiza o processo de compra da sua empresa e possibilita uma visibilidade clara e detalhada na qual sua equipe pode trabalhar, que permite a correspondência da solução certa com as necessidades comerciais exatas. Informações como a lista de preços, uma lista de fornecedores aprovados ou mesmo informações detalhadas sobre o produto/serviço, conforme e quando necessário, são facilmente acessíveis para evitar atrasos desnecessários.
Obter o máximo retorno do seu dinheiro requer cuidado e habilidade - especialmente quando você está enfrentando a concorrência em um mercado global superlotado e em rápida evolução. Formalize e automatize seu processo de compra e garanta que os bens e serviços que você compra não apenas atendam às suas necessidades imediatas, mas agreguem valor, economia e maior produtividade ao seu negócio.
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