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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 23 de março de 2022
O sucesso de uma empresa começa e termina com seus clientes. O processo de um cliente potencial se tornar um cliente começa no exato momento em que ele faz um pedido com sua empresa, tornando-se uma das etapas principais na jornada do comprador.
Por isso, colocar o produto ou serviço da sua empresa nas mãos dos clientes é um dos fluxos de trabalho mais vitais em qualquer negócio. Faça certo e você cortará custos e encantará os clientes. Entenda errado e – infelizmente – o oposto tende a se aplicar, sendo a ruína de muitas empresas. Erros, itens fora de estoque e fluxo de caixa lento podem prejudicar seu desempenho.
- O Processo de Pedidos de Vendas
- Por que Otimizar o Fluxo de Pedidos de Vendas é Vital para o seu Negócio
- Fluxo de Trabalho de Pedidos de Vendas
- 3 Lacunas no Fluxo de Trabalho de Pedidos de Vendas
- Problemas comuns no Processamento de Pedidos de Vendas
- Os Benefícios do Processo Automatizado de Pedidos de Vendas
- A hora de Repensar seu Processo de Pedidos de Vendas
- Software ERP VIMAN e o Processo de Pedidos de Vendas
Com tanto tempo e atenção focados na transformação digital e no imperativo estratégico para um melhor atendimento ao cliente, é hora de as empresas analisarem como a automação de pedidos de vendas pode transformar todo o processo em dinheiro, pontapé inicial para uma grande oportunidade negligenciada.
No processo do pedido ao pagamento, o gerenciamento de pedidos do cliente é uma atividade-chave. Um pedido processado com precisão e dentro do prazo prometido significa um cliente satisfeito que pagará sua fatura em dia. Nosso objetivo é ajudá-lo a simplificar, acelerar e agilizar a forma como você gerencia o estoque e os pedidos de venda em sua empresa.
Interessado em saber mais sobre o Processo de Pedidos de Vendas? Você é um Atacadista ou Distribuidor? Então esse artigo é para você. Analisaremos alguns dos princípios básicos do processamento de vendas, como identificar lacunas dispendiosas nos fluxos de trabalho de vendas e compartilhar as melhores práticas do setor.
O processo de pedidos de vendas é a sequência de ações que uma empresa segue para atender a uma compra do cliente. Hoje, esse processamento muitas vezes é auxiliado pela tecnologia, que garante que cada ponto de contato do lado do vendedor – do faturamento à produção e logística – tenha as informações necessárias para executar o pedido do cliente com eficiência.
Quando um cliente clica em “comprar” em um site ou telefone ou confirma um pedido por e-mail, por exemplo, o comprador inicia uma complexa cadeia de comunicações que envolve muitos departamentos de uma empresa. Apesar da complexidade desse processo e do volume de pedidos que um vendedor processa, os clientes esperam que suas compras cheguem rapidamente às suas portas ou armazéns, graças ao processamento de pedidos de vendas.
Como proprietário de uma pequena empresa, você está em movimento sete dias por semana. Manter o controle de todas as suas responsabilidades não é fácil. É de se admirar que os fluxos de trabalho de pedidos de vendas nem sempre recebam a atenção que merecem ou funcionem tão suavemente quanto deveriam. Sua agenda lotada é apenas uma das razões pelas quais você deve considerar revisar e otimizar seu Processo de Pedidos de Vendas.
Ao vender mercadorias ou produtos, uma empresa precisa mais do que apenas estimativas e faturas para operar seus negócios sem problemas. As vendas têm um impacto direto no estoque. O elo entre seus clientes e seu estoque é o Pedido de Vendas.
Uma estimativa ou uma cotação fornece informações importantes sobre um pedido em potencial, como quantidade, preço, informações de entrega e termos de estimativa (por exemplo, “oferta válida até” uma data especificada). Uma estimativa é enviada ao cliente para aprovação, mas não tem impacto no inventário.
Um pedido de venda é a espinha dorsal do seu fluxo de trabalho de vendas:
Cria um contrato vinculativo incluindo todos os termos acordados entre você e seus clientes;
Permite que você reserve estoque para seu cliente;
Permite o rastreamento contínuo de seus produtos durante todo o processo de vendas até a entrega;
Cria um arquivo com um número de venda e todo o histórico de vendas;
Funciona como um guia para sua previsão de compras e reabastecimento.
Um pedido de remessa é um documento criado a partir do Pedido de Venda que especifica quais produtos devem ser entregues ou transferidos e seu destino. Por fim, uma fatura é uma solicitação de pagamento total ou parcial devido/a pagar com base no número de dias especificado no Pedido de Vendas.
O processamento automatizado de pedidos de vendas fornece um fluxo de trabalho que move as compras do cliente em todas as etapas, desde o recebimento até o atendimento, com intervenção manual limitada. Esse processo se aplica, exceto quando você deseja criar pontos de verificação para aprovação ou monitoramento. Estes sistemas centralizam e digitalizam a informação, minimizando a criação e manipulação de documentos em papel. O fluxo de trabalho garante que cada departamento progrida perfeitamente em sua parte do processo.
O fluxo de trabalho de vendas: sequência de documentos
de vendas e o impacto no estoque.
A ordem de compra é recebida de um cliente.
O pedido de compra entra no sistema do vendedor como um pedido de venda.
O sistema verifica a disponibilidade do produto no estoque. Se não houver nenhum, o pedido será sinalizado para atenção de um fornecedor.
O sistema verifica se o preço está correto. Se não estiver, é sinalizado para uma pessoa da equipe verificar.
A ordem de venda pode precisar de aprovação do gerente. Uma vez recebido, a confirmação do pedido é enviada ao cliente.
A ordem de venda vai para a produção que fabricará as mercadorias ou para o estoque onde as mercadorias serão selecionadas.
A ordem de venda vai simultaneamente para o departamento financeiro que envia as faturas e garante o recebimento do pagamento.
Do estoque ou da produção, o pedido segue para a expedição onde é embalado e a expedição é coordenada.
Pedido entregue e completo.
As lacunas no Processo de Pedidos de Vendas são ruins para os negócios, que podem interromper as operações diárias de sua empresa e impactar negativamente seus resultados.
Um fluxo de trabalho mal implementado pode levar ao esgotamento do estoque, impactar negativamente o fluxo de caixa e até mesmo levar a conflitos entre você e seus clientes. Três das lacunas mais comuns no Gerenciamento de Pedidos de Vendas são: erro humano, falta de automação e depender de planilhas básicas em vez de soluções integradas e automatizadas. Todos esses cenários podem resultar em perda de vendas e clientes.
Lacuna 1 | Erros humanos
A entrada manual pode levar a erros dispendiosos. Duas causas comuns de erros nos pedidos de vendas são erros de digitação e falhas de comunicação verbais entre funcionários e clientes. Esses erros humanos podem assumir a forma de inserir quantidades erradas, códigos de produtos errados, preços errados e/ou endereços de cobrança ou envio errados. Contar o estoque à moda antiga com uma prancheta e papel (ou uma planilha) é lento e complicado, bem como aumenta o risco de erro humano dentro do seu negócio.
O erro humano é especialmente problemático para empresas que usam estratégias avançadas de preços. É fácil para o pessoal cometer erros quando o mesmo produto tem um preço diferente dependendo da categoria ou época. Os preços também variam dependendo se uma empresa está operando em um ambiente B2B, B2C ou ambos.
Nos últimos anos, vimos uma proliferação de novos canais de distribuição (online, e-mail, telefone, B2B, lojas). As vendas omnicanal representam uma grande oportunidade para pequenas empresas, mas também tornam o atendimento de pedidos mais desafiador. Gerenciar vários canais de vendas que estão ativos 24 horas por dia, 7 dias por semana, entregando no prazo e no destino certo em todo o mundo é um processo complexo e propenso a erros humanos sem automação e integração no fluxo de trabalho de pedidos de vendas.
Como você pode ver, há várias maneiras pelas quais o erro humano no processo de pedido de vendas interrompe e retarda o processo de pedido para pagamento e afeta negativamente o resultado dos negócios.
Lacuna 2 | Tarefas repetitivas demoradas
Um número surpreendente de PMEs ainda insere manualmente pedidos de vendas e dados de estoque e, com isso, desperdiça tempo e esforço. Para apenas um pedido, a equipe precisa inserir as mesmas informações do produto, informações do cliente e informações de cobrança repetidas vezes. Primeiro para o orçamento, depois o pedido de venda, depois o pedido de remessa e, finalmente, a fatura.
Essa falta de automação desperdiça um tempo precioso, duplica o esforço e reduz a produtividade. Além disso, a entrada manual pode levar a confusão e perda de vendas. Sem inventário automatizado em tempo real e registros de pedidos, as empresas estão operando no escuro e não podem ter certeza de que têm estoque suficiente para atender a qualquer pedido.
Lacuna 3 | Confiar em papel ou planilhas para seu fluxo de trabalho é uma falsa economia
Todos sabemos que montar um negócio é caro. Os custos aumentam rapidamente. O desejo de economizar dinheiro pode explicar por que muitas pequenas empresas ainda empregam um modelo antiquado de gerenciamento de estoque e pedidos em vez de automatizar o processo de pedido e estoque. Contar com pranchetas de papel, planilhas e processadores de texto para gerenciar seus pedidos de vendas e estoque é uma falsa economia. Como aprendemos acima, o Processo de Pedidos de Vendas não é um lugar onde você pode se dar ao luxo de cortar custos e inserir dados manualmente.
Existem maneiras mais inteligentes, confiáveis e eficientes de gerenciar pedidos de vendas e seu estoque. As empresas bem-sucedidas de hoje dependem de software e tecnologia especializados e acessíveis para agilizar e simplificar os processos complexos necessários para atender a apenas um pedido de venda.
Embora os erros sejam inevitáveis, o objetivo do processamento eficaz de pedidos de vendas é minimizá-los. Portanto, observe as seguintes fontes de erro mais comuns:
Clientes: os clientes podem cometer erros ao inserir informações – eles podem selecionar o produto errado, inserir a quantidade errada, inserir um endereço incorreto ou inserir informações de cobrança imprecisas.
Consulta de pedido: quando os clientes entram em contato com um representante de atendimento ao cliente com perguntas sobre o produto, pode ocorrer uma falha de comunicação. Às vezes, os clientes não transmitem suas necessidades de forma clara ou precisa. Outras vezes, os representantes podem não fazer as perguntas certas ou podem não ter conhecimento suficiente do produto. Em ambos os casos, o cliente acaba com o produto errado.
Entrada de pedidos: erros podem surgir facilmente quando os representantes precisam converter manualmente pedidos de compra em pedidos de vendas. Quando os representantes extraviam pedidos de compra e não os inserem como pedidos de vendas, por exemplo, erros de entrada de dados – como nomes com erros ortográficos, endereços digitados incorretamente, códigos de produtos incorretos e especificações de produtos incompatíveis – passam despercebidos.
Inconsistência de dados do produto: se você não integrar totalmente seus canais de vendas, descrições de produtos, classificações, hierarquias e identificadores podem ser inconsistentes em seu site, catálogo e localização física. Um forte sistema de processamento de pedidos de vendas criará um repositório mestre central que mantém uma única fonte consistente de dados.
Atendimento: mesmo quando um pedido de venda está correto, o centro de atendimento de pedidos pode cometer um erro ao preenchê-lo. Em centros de mercadorias físicas de alto volume, os pedidos são “escolhidos e embalados”. Funcionários ou máquinas localizam itens em um depósito, pegam-nos nas prateleiras, agrupam-nos em pedidos e depois os embalam para envio. Os problemas de picking incluem a escolha do produto errado ou a escolha de um produto com código idêntico, mas especificações diferentes. Os problemas de embalagem incluem produtos em falta e pedidos incompletos, bem como embalagem inadequada, o que pode resultar em danos aos produtos durante o transporte. Outros problemas surgem quando você permite que a equipe insira pedidos quando um item está fora de estoque. Você pode evitar esse problema criando atualizações de estoque em tempo real e notificações de estoque baixo no momento do pedido.
Remessa: alguns erros, como entregas atrasadas ou danificadas, podem ser culpa das transportadoras – infelizmente, esses fornecedores ocupam a fase de atendimento do pedido sobre a qual os vendedores têm menos controle. Ainda assim, outros erros ocorrem antes mesmo de os produtos saírem de suas instalações. Isso inclui escolher o método ou a velocidade de envio errado. Esses erros podem causar problemas como manuseio inadequado que resulta em danos, atraso na entrega ou custo excessivo.
Qualidade: os problemas do produto vêm em uma variedade de formas. Os problemas de qualidade incluem produtos que não funcionam de acordo com as especificações anunciadas e produtos que falham após um curto período de tempo - ambas as circunstâncias levam a devoluções e exigem uma revisão abrangente do projeto e do controle de qualidade. Às vezes, um produto pode ter o desempenho prometido, mas não consegue resolver o problema do cliente da maneira que ele esperava. Além disso, a fabricação inconsistente que leva a produtos defeituosos causa mais desafios.
Métodos ineficazes: geralmente resultam de confiar em métodos manuais ou ineficazes. Dessa forma, a equipe pode perder comunicações ou pedidos de compra ou demorar para conciliar as alterações do cliente com os pedidos já em andamento. Você pode resolver esses problemas certificando-se de que um sistema de processamento de pedidos de vendas tenha visibilidade de todos os aspectos do atendimento e envie alertas antecipados quando condições, como estoque baixo, acionarem atrasos.
Questões financeiras: o faturamento e os pagamentos de fornecedores são fontes comuns de problemas. Como resultado desses problemas, podem surgir cobranças excessivas ou cobranças duplicadas, mas um sistema de processamento de pedidos de vendas pode lidar com as verificações cruzadas que interrompem esses erros.
Os sistemas de processamento de pedidos de vendas permitem gerenciar pedidos desde o recebimento até o atendimento usando uma única plataforma. Essa capacidade corresponde a pedidos de todos os canais: online, vendas diretas e grandes contas. Em comparação com o processamento manual de pedidos de vendas, a automação oferece vários benefícios importantes:
Processamento mais rápido: removendo a papelada e a coordenação, você pode acelerar o processamento de pedidos. Representantes de atendimento ao cliente e representantes de vendas são os que mais se beneficiam. Assim, a automação os libera para se concentrar nos aspectos do atendimento ao cliente que exigem um toque humano, tornam os trabalhos dos agentes mais envolventes e alocam mais tempo para trabalhos de alto valor.
Economia de custos: com a economia de tempo, vem a economia de custos, pois a automação elimina muito trabalho manual meticuloso e duplicação de esforços. Com um ciclo do pedido ao dinheiro mais rápido, os pagamentos chegam mais rapidamente, disponibilizando mais capital para o negócio.
Precisão aprimorada: minimizar ou eliminar o envolvimento humano no processamento de pedidos de vendas resulta em maior precisão, porque a automação reduz o potencial de erro, desde orçamentos digitados incorretamente até informações de envio. Isso significa maior satisfação do cliente e menos devoluções.
Gerenciamento de estoque: com o processamento automatizado de pedidos de vendas, seu sistema alocará instantaneamente o estoque para atender um pedido. Ser capaz de verificar o estoque global em tempo real permite que um vendedor despache pedidos do ponto mais próximo, o que reduz os tempos de trânsito e os custos de envio. O sistema pode detectar falhas de produtos mais rapidamente, minimizando devoluções e cancelamentos de pedidos. Mais a montante, tanto a qualidade quanto a segurança da cadeia de suprimentos se beneficiam da visibilidade em tempo real. Você também obtém insights para otimizar seus fornecedores e fazer planos de contingência para eventuais interrupções.
Maior agilidade: a automação do processamento de pedidos de vendas oferece aos vendedores maior visibilidade de todo o ciclo de vendas. Você pode monitorar os tempos de ciclo de atendimento de pedidos e medir o desempenho usando uma variedade de pontos de dados. As partes interessadas de vendas têm informações confiáveis e oportunas para uma melhor tomada de decisão, como equilibrar os níveis de estoque com a demanda ou detectar gargalos. Os gerentes podem ser mais ágeis e responsivos às mudanças nas condições. A tecnologia também permite que os vendedores criem descontos personalizados para determinados clientes, o que oferece uma vantagem competitiva. Você pode alterar ou corrigir um pedido com mais facilidade, e a visibilidade em tempo real do status do pedido reduz drasticamente o tempo necessário para responder às consultas dos clientes.
Clientes mais felizes: mencionamos como a automação do processamento de pedidos de vendas fornece informações em tempo real, para que você possa fornecer aos clientes atualizações sobre seus pedidos à medida que avançam. O processamento mais rápido de pedidos e descontos personalizados também melhoram a satisfação do cliente, e muitas soluções têm potencial para o autoatendimento do cliente. Os compradores apreciam a transparência. Menos erros se traduzem em menos retornos. Em suma, o processamento de pedidos eficiente e responsivo torna a experiência do cliente mais agradável.
Você está se afogando em um mar de papelada de pedidos de vendas? Você já ficou sem estoque inesperadamente? Você já enviou um pedido para o endereço errado? É provável que esses contratempos de negócios tenham ocorrido devido à falta de automação e integração em seu processo de pedido de vendas.
No passado, o processo de criação e gerenciamento de estimativas, pedidos de vendas, pedidos de remessa e faturas envolvia muitas mãos, montanhas de papelada e estava repleto de erros humanos. Hoje, com a solução certa, todo o processo pode ser rápido, fácil de usar e preciso graças à automação e integração de todos os seus dados de vendas e estoque.
Aqui estão os sinais de que você se beneficiaria com a automatização do processamento de pedidos de vendas:
Sua organização gasta muito tempo procurando informações: se você não pode obter acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, aos pedidos de vendas de um local centralizado, os representantes de atendimento ao cliente (e todos os outros) perdem tempo procurando detalhes e status do pedido.
Você imprime etiquetas e faturas e fornece atualizações ao cliente manualmente: como esses processos são frequentes e repetíveis, eles são alguns dos recursos mais fáceis de automatizar com um sistema de processamento de pedidos de vendas.
Os clientes estão recebendo itens errados ou com defeito e reclamando sobre atrasos e problemas de cobrança: esses são sinais de que seu volume superou seus métodos atuais. Você não pode se dar ao luxo de perder clientes para processos ineficazes e ineficientes.
Seu gerenciamento de fluxo de caixa está com dificuldades por causa dos longos ciclos de atendimento de pedidos: encurtar o ciclo significa que o fluxo de caixa pode se tornar mais frequente e previsível.
Seus relatórios de estoque são imprecisos ou você tem problemas para reconciliar o estoque com a demanda: o processamento de pedidos de vendas pode ajudá-lo a coordenar a variabilidade do estoque e da demanda do produto. O uso de um aplicativo automatizado também melhora o rastreamento de estoque e a identificação de itens com base em vendas fortes ou atrasadas.
Cada vez mais, as empresas estão contando com um Software ERP para otimizar suas operações. Ao automatizar e integrar todos os pedidos e estoques, as empresas podem garantir que todos os seus departamentos (compras, vendas, expedição, faturamento e contabilidade) tenham acesso instantâneo e em tempo real às mesmas informações precisas e atualizadas dos pedidos de vendas.
Já se foram os dias de se atrapalhar manualmente nas listas de preços ou esquecer distraidamente de aplicar descontos especiais e regras de preços manualmente. O Software ERP protege você contra erros humanos ajustando automaticamente os preços nos registros de pedidos de vendas para corresponder às regras de preços que você definiu para eventos de vendas, como datas especiais ou vendas de final de temporada. Automatizar essas diferenças de preço ajuda a reduzir o erro humano e é essencial para manter seus clientes mais valiosos satisfeitos.
Com poucos cliques do mouse, todos os detalhes do pedido de venda e informações do cliente são preenchidos automaticamente no próximo documento de pedido de venda. Assim que uma remessa sair, o software atualizará automaticamente seus registros de estoque e sinalizará quando seus níveis de estoque estiverem acabando. Imagine todo o tempo e esforço que você vai economizar! Nenhuma empresa quer perder uma venda porque acabou o estoque.
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