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POR VIMAN SISTEMAS | Publicado em 24 de maio de 2021
Os proprietários de (pequenas e médias) empresas enfrentam uma série de problemas todos os dias. Eles se esforçam para produzir produtos ou serviços de maneira econômica, aumentar as vendas, satisfazer clientes e motivar funcionários. Eles aprendem rapidamente que a maioria desses problemas pode ser resolvida com dinheiro.
Um desses maiores problemas está na dificuldade para cobrir as despesas ao final do mês, pois não há dinheiro suficiente. Você já possou por isso na sua empresa? Se respondeu SIM a essa pergunta, você não está sozinho.
O seu fluxo de caixa está diretamente ligado a essa situação.
- O que é Fluxo de Caixa
- Por que o Fluxo de Caixa é Importante?
- Como Calcular o Fluxo de Caixa
- Como Rastrear seu Fluxo de Caixa
- 12 Dicas para Gestão do Fluxo de Caixa
- Software ERP VIMAN e a Gestão do Fluxo de Caixa
Saiba que muitos proprietários de empresas também enfrentam o mesmo problema: eles sofrem com o fluxo de caixa que é causado por fatores como clientes que atrasam pagamentos e grandes despesas não planejadas.
Mas o que exatamente é fluxo de caixa? E por que ele é tão importante para a saúde financeira da sua empresa? Continue lendo, neste artigo estão algumas dicas importantes que tornarão muito mais fácil a gestão e a previsão do fluxo de caixa do seu negócio.
Para entender o fluxo de caixa, comece aprendendo o que ele não é. Em primeiro lugar, não é lucro. O lucro é a diferença entre receitas e despesas. É possível que uma empresa não seja lucrativa e tenha um bom fluxo de caixa e vice-versa. Isso pode acontecer, por exemplo, quando o proprietário de uma empresa deposita seu próprio dinheiro em uma conta bancária, o que melhora o fluxo de caixa, mas não os lucros.
Em segundo lugar, não é capital de giro. Os dois são frequentemente usados alternadamente, mas o capital de giro é o ativo circulante menos o passivo circulante. É o dinheiro que você pode usar para financiar a falta de caixa.
Então, o que é Fluxo de Caixa?
O fluxo de caixa é um momento das finanças de sua empresa, obtido durante um período específico. Ele fornece uma imagem do dinheiro fluindo para dentro e para fora, permitindo que você saiba o quão líquida e flexível sua empresa é, enquanto avalia sua saúde relativa a longo prazo.
Em outras palavras, representa a quantidade total de dinheiro que entra e sai de sua empresa. Quando mais dinheiro está entrando do que saindo, você tem fluxo de caixa positivo e seu negócio está no azul. Por outro lado, quando mais dinheiro está saindo do que entrando, você tem fluxo de caixa negativo e seu negócio está no vermelho.
Mudanças no fluxo de caixa geralmente resultam de atividades operacionais, de financiamento e de investimento - embora as atividades operacionais possam frequentemente ter o maior impacto. Em geral, você deseja rastrear e analisar o fluxo de caixa de sua empresa mensalmente, mas geralmente é útil analisá-lo semanalmente, trimestralmente ou anualmente.
Exemplos de Entradas e Saídas de Caixa
Vejamos alguns exemplos de entradas e saídas para essas várias atividades de negócios, para nos ajudar a descomplicar o fluxo de caixa:
• Operacionais
+ Fluxo de entrada: dinheiro recebido de clientes
+ Fluxo de saída: dinheiro pago para cobrir aluguel, serviços públicos, viagens, telefone celular e outras despesas
• Financiamento
+ Fluxo de entrada: dinheiro recebido de um empréstimo bancário
+ Fluxo de saída: amortizações de empréstimos mensais
• Investimento
+ Fluxo de entrada: dinheiro recebido com a venda de ativos como equipamentos
+ Fluxo de saída: dinheiro pago para comprar equipamentos
O fluxo de caixa é vital para uma organização. Paga salários, compra suprimentos e faz investimentos em infraestrutura. Os gestores que não conseguem administrá-lo com eficiência caminharão para a insolvência. Aqueles que são capazes irão melhorar quase todos os aspectos do seu negócio. O fluxo de caixa desempenha um papel crucial em:
Manter o seu negócio. Você precisa gerenciar o fluxo de caixa para pagar as contas e cobrir o dia a dia, ou corre o risco de fechar as portas. Seu objetivo é manter um fluxo de caixa positivo e garantir que você sempre ganhe mais do que gasta.
Expandir as operações. Uma empresa que está crescendo precisará de dinheiro suficiente para reinvestir - para comprar novos equipamentos, investir em publicidade, escritórios e assim por diante - ao mesmo tempo em que cobre os custos.
Tomar decisões mais inteligentes. Saber seu fluxo de caixa informa suas decisões. Por exemplo, digamos que você planeja comprar um novo equipamento e que no final do mês descubra que sua receita supera em muito as suas despesas. Agora você pode fazer essa compra com segurança porque tem dinheiro suficiente. Por outro lado, se você está no vermelho, pode optar por suspender a compra até que a situação melhore. Em qualquer dos casos, você tomou uma decisão inteligente porque está monitorando seu fluxo de caixa.
Negócios sazonais. Os negócios sazonais geralmente apresentam períodos lentos e agitados e fluxo de caixa imprevisível. Eles precisam gerenciar cuidadosamente seu fluxo de caixa durante todo o ano, para que tenham dinheiro suficiente para sustentá-los durante os períodos de baixa.
Melhor gestão do dinheiro. Entender seu fluxo de caixa ajuda a você a administrar melhor seu dinheiro e quais atividades de negócios estão levando a aumentos ou diminuições no fluxo de caixa.
Se, por exemplo, você descobrir que tem lucro no final do ano, mas está lutando para pagar as contas a cada mês, lidar com as entradas e saídas ajudará a localizar quaisquer problemas para que você possa corrigir a situação.
O objetivo de qualquer empresa deve ser ganhar mais dinheiro do que gasta. Se você estiver fazendo isso, está no caminho certo para a lucratividade. No entanto, você pode ter problemas quando seus gastos (contas pagas) superam sua receita (contas recebidas) em um curto espaço de tempo, causando estresse ao seu fluxo de caixa.
O cálculo do fluxo de caixa geralmente envolve a preparação de uma demonstração do fluxo de caixa que consiste nas três áreas principais mencionadas anteriormente:
Operações | Investimentos | Financiamento
Embora você possa calcular seu fluxo de caixa para qualquer período, historicamente é feito mensalmente. Existem duas maneiras de preparar uma demonstração de fluxo de caixa: o método indireto e o direto.
O Método Indireto
O método indireto é mais objetivo e recomendado para a maioria dos proprietários de empresas. Com este método, você ajusta o lucro líquido com base nas entradas e saídas de caixa. Abaixo está um exemplo de demonstração de fluxo de caixa usando o método indireto:
Fluxo de caixa das operações
• Renda líquida: R$ 10.000,00
+ o Sua receita líquida para o período que você deseja avaliar a partir de sua demonstração de resultados
Ajustes para reconciliar o lucro líquido e o caixa líquido
• Aumento nas contas a pagar: R$ 1.000,00
+ o Adicionar despesas ainda a serem pagas
• Aumento nas contas a receber: (R$ 2.000,00)
+ o Subtrair o dinheiro ainda devido pelos clientes
• Caixa líquido das operações: R$ 9.000,00
+ O total após todas as adições e subtrações
Fluxo de caixa de investimento
• Equipamento de compra: (R$ 2.000,00)
• Equipamento de venda: R$ 1.000,00
• Dinheiro líquido de investimento: (R$ 1.000,00)
+ O total após todas as adições e subtrações
Fluxo de caixa de financiamento
• Dinheiro de uma linha de crédito: R$ 900,00
• Pagamentos a crédito: (R$ 200,00)
• Caixa líquido do financiamento: R$ 700,00
Saldo final do fluxo de caixa: R$ 8.700,00
Fluxo de caixa líquido de operações
+ caixa líquido de financiamento
+ caixa líquido de investimento
O Método Direto
O método direto difere em um pequeno detalhe: o fluxo de caixa líquido das atividades operacionais é calculado de forma diferente. Em vez de ajustar sua receita líquida, você relaciona os pagamentos (despesas ou saídas) e os recebimentos (receitas ou entradas).
Você então subtrai suas despesas de sua receita para obter o fluxo de caixa total das atividades operacionais antes de adicionar o caixa líquido de financiamento e investimento. Aqui está um exemplo de como calcular o fluxo de caixa de operações usando o método direto:
• Renda: R$ 10.000,00
+ o Dinheiro recebido pelos serviços prestados
Despesas mensais
• Aluguel do escritório: (R$ 1.500,00)
• Material de escritório: (R$ 130,00)
• Despesas financeiras: (R$ 260,00)
• Viagem: (R$ 250,00)
Fluxo de caixa líquido de operações: R$ 7.860,00
Subtraia as despesas mensais da receita
Como as mudanças no fluxo de caixa geralmente resultam de flutuações nas receitas e despesas, um bom ponto de partida é monitorar duas variáveis: acompanhamento da receita e controle das despesas.
Acompanhamento de sua Receita: comece com as suas Faturas
Rastreie suas faturas para saber quem pagou, quem não pagou e quanto dinheiro você está ganhando por mês. Ao rastrear suas faturas e manter um registro seguro, você também estará mais bem preparado para cobrir os impostos.
Considere um software que armazena suas faturas em um local facilmente acessível, fornece uma visão geral rápida de sua receita e o lembra quando qualquer fatura está atrasada (veremos isso mais a frente).
Controle suas Despesas: organize as Categorias certas de Despesas
Você também precisa controlar firmemente suas despesas para que possa compará-las com a receita e apurar os lucros. Aqui estão duas práticas recomendadas de rastreamento de despesas que você pode querer implementar:
• Organize as despesas comerciais em categorias, para ajudar você a entender seus hábitos de consumo. As categorias de despesas comerciais típicas incluem material de escritório, taxas bancárias, serviços públicos, custos de celular e dados, viagens etc.
• Atualize seus métodos de controle de despesas. Se você ainda está registrando despesas em planilhas ou armazenando recibos em um arquivo, pode ser hora de atualizar para uma solução mais moderna, como um Software ERP.
Manter o controle de suas receitas e despesas ajuda a entender melhor a movimentação de dinheiro e seus hábitos de consumo. Esse entendimento, por sua vez, melhora sua tomada de decisão.
Agora que você sabe o que é fluxo de caixa, por que é importante, como calculá-lo e como monitorá-lo, aqui estão 12 dicas para melhorá-lo.
1. Monitore seu fluxo de caixa regularmente. Conforme mencionado anteriormente, é aconselhável preparar um registro mensal de suas despesas e receitas de caixa, pelo menos mensalmente. Isso garantirá que erros e falta de dinheiro sejam detectados rapidamente e não causem nenhum dano ao seu negócio.
2. Corte seus custos regularmente. Use seus demonstrativos de fluxo de caixa para fazer uma análise de fluxo de caixa e tente ver se há alguma despesa recorrente que você possa cortar. Eles podem ser na forma de contas de serviços públicos, aluguel, folha de pagamento, assinaturas ou serviços frequentes. Se você acha que precisa reduzir suas despesas, tente cortar os custos ou negociar os pagamentos sempre que possível.
3. Faça com que seus clientes paguem mais rápido. A melhor maneira de fazer isso sem incomodar seus clientes é oferecendo a eles descontos e benefícios para que paguem mais rápido. Por exemplo, se você oferecer um prazo de crédito de 30 dias, poderá dar a seus clientes um desconto de 5% no valor da fatura se a conta for paga dentro de dez dias do recebimento. Caso contrário, o valor total será devido no final do prazo de crédito de 30 dias.
4. Obtenha dinheiro por seus ativos. Esta dica é particularmente importante se você deseja ganhar dinheiro rápido. Talvez sua empresa tenha algum equipamento antigo em um depósito acumulando poeira. Não deixe que ele se torne obsoleto, considere vendê-lo ou alugá-lo para obter dinheiro com ele.
5. Obtenha uma linha de crédito ou empréstimo. Use sua demonstração de fluxo de caixa para prever suas necessidades de caixa e obter uma linha de crédito ou empréstimo como uma rede de segurança contra problemas de fluxo de caixa. Esteja atento à linha de crédito ou empréstimo que você obtém. Apenas certifique-se de que o dinheiro que você está pedindo vale o investimento e o custo do empréstimo ou crédito que está recebendo.
6. Alugue o equipamento em vez de comprá-lo. Evite empatar dinheiro em grandes despesas quando necessário, especialmente quando se trata de carros ou veículos, computadores e outros equipamentos comerciais. Se você puder alugá-lo, faça isso. Significa que você pode devolvê-lo a qualquer momento e pode trocá-lo rapidamente pelo modelo ou recursos mais recentes.
7. Acompanhe seu faturamento. Projete seu modelo de fatura de forma que seja fácil e simples de executar. Você não quer algo que torne o faturamento de seus clientes muito difícil ou que faça com que você cometa erros.
8. Para pedidos maiores ou contratos de longo prazo, peça depósitos ou pagamentos parciais. Solicitar um depósito ou pagamento parcial significa que você tem algum dinheiro para usar para comprar os materiais de que precisa ou para pagar a equipe necessária para realizar o trabalho para o qual sua empresa está sendo contratada. Não é incomum pedir adiantado um depósito de até vinte e cinco por cento antes de iniciar qualquer trabalho em questão.
9. Tente negociar os pagamentos aos fornecedores. Pode valer a pena tentar negociar termos de pagamento mais favoráveis com seus fornecedores ou descobrir com que atraso você pode pagá-los. Evite multas por atraso e tente envolver seus fornecedores de uma forma transparente e respeitosa que honre sua relação de trabalho.
10. Cartões de crédito empresariais para apoiar seu Fluxo de Caixa. Antes de solicitar um cartão de crédito empresarial, certifique-se de que há recompensas e benefícios valiosos que você pode usar para compras relacionadas a negócios, como viagens e hotéis. Os cartões de crédito empresariais podem oferecer uma almofada confortável quando o seu negócio está com pouco dinheiro imediato, sem mencionar que os extratos fornecidos pelo banco garantirão que você será capaz de controlar todas as despesas feitas.
11. Torne-se um mestre de seu fluxo de caixa. Alguns proprietários de empresas enfrentam problemas de fluxo de caixa por causa de controles confusos. Talvez suas faturas não estejam prontamente disponíveis em um local. Talvez eles não acompanhem suas receitas ou despesas ao longo do ano e, em vez disso, fujam durante a temporada de impostos. Independentemente disso, essa desorganização significa que eles nunca sabem realmente onde está seu negócio em determinado momento - quanto estão ganhando ou gastando, se são lucrativos e até mesmo quanto dinheiro está entrando e saindo. Em alguns casos, essa desorganização leva a faturas esquecidas e grandes somas de dinheiro pendentes. Soa familiar?
12. Dica de ouro: garanta períodos de caixa de 45 dias ou mais
A maioria dos proprietários de negócios olha seu saldo de caixa atual para tomar decisões rápidas se eles podem ou não pagar por algo. A realidade é que pode haver despesas chegando que afetarão o saldo de caixa em algum momento no futuro, então você deve saber quais são realmente os dias de caixa em caixa, em que o dinheiro estará disponível levando em consideração as despesas e assumindo que não haja novas vendas. Abaixo está um gráfico que fornece orientação sobre onde você deve estar.
Menor que 0
Isso é mau. Você está à beira do colapso e lutando todos os dias para fazer o próximo pagamento.
0 a 15 dias
Você ainda está com problemas financeiros e provavelmente passa muito tempo se preocupando com o que será pago a seguir.
15 a 45 dias
Você tem uma pequena almofada, mas ainda precisa manter o controle do fluxo de caixa.
45 dias ou mais
Isso é bom. Você pode se preocupar com coisas mais importantes acontecendo em seu negócio a curto prazo.
Converter vendas em dinheiro o mais rápido possível, enquanto reduz e aumenta seus pagamentos para construir uma reserva de caixa. Essa é a base para um crescimento sustentado de longo prazo, seja sua empresa grande ou pequena. Implementar algumas ou todas as sugestões podem ajudar a impulsionar seu fluxo de caixa.
Muitos fatores poderão afetar seu fluxo de caixa e podem parecer que estão fora de seu controle. No entanto, um bom gerenciamento significa que, se algum desses fatores tiver um impacto negativo que ameace seus negócios, você está preparado e equipado para lidar com isso.
O Software ERP VIMAN ajuda você a rastrear todo o fluxo de caixa da sua empresa, por meio de demonstrativos que permitem ter uma visão geral de todo o dinheiro que entra e sai da conta bancária empresa e, basicamente, facilitar o entendimento se a posição do caixa está positiva ou negativa a cada mês.
• Rastrear de onde vem o dinheiro da sua empresa;
• Entender onde sua empresa gasta mais dinheiro;
• Obter a "realidade de caixa" do seu negócio, em oposição à contabilidade abstrata;
• Detectar uma falta ou inconsistência o quanto antes e ajudá-lo a planejar fluxos de cavixa futuros.
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